Les intranets d’entreprise modernes peuvent devenir de véritables centres communautaires, favorisant la collaboration, la communication et les connexions significatives entre les individus et les communautés numériques au sein d’une organisation.
Plus de trente ans se sont écoulés depuis l’apparition du terme intranet. Durant cette période, ces outils ont subi une métamorphose radicale, reflétant non seulement les évolutions technologiques, mais aussi la transformation des modes de communication interne, la manière dont les entreprises encouragent la collaboration et construisent leur culture.
Dans cet article, nous retraçons l’évolution des intranets d’entreprise et explorons, à travers des exemples concrets, les caractéristiques et les avantages des intranets les plus avancés.
Les premiers intranets, tableaux d’affichage virtuels
Lorsque Steven Telleen invente le terme en 1994, il désigne principalement une version du World Wide Web limitée à une entreprise ou une organisation. À leurs débuts, les intranets étaient des tableaux d’affichage virtuels, une sorte d’Internet interne 1.0 où, via des sites statiques, les entreprises diffusaient des informations de manière descendante. La communication était hiérarchique et verticale, avec peu d’interaction ou de personnalisation.
Bien qu’aujourd’hui ce concept semble dépassé, il représentait une avancée majeure. Telleen lui-même, dans son ouvrage organisation Intranet (1998), comparait l’impact de l’intranet à celui de l’imprimerie :
« Tout comme l’imprimé a été le grand catalyseur, en abaissant les obstacles pour les gens ordinaires à publier des informations sur papier, l’intranet abaisse les obstacles pour les gens ordinaires à publier dans le monde électronique. »
Il soulignait également que cette technologie permettait le « partage et le mélange des idées », en surmontant les barrières organisationnelles et géographiques, et en offrant une immédiateté inédite dans la diffusion des idées.
La phase de transition : les portails d’information
Le premier tournant survient dans les années 2000. D’une part, les progrès technologiques rendent la gestion des intranets moins lourde et plus dynamique. D’autre part, les entreprises prennent conscience de la valeur de la collaboration et du partage des connaissances pour stimuler la productivité et l’innovation.
En 2001, Microsoft lance SharePoint, un système de collaboration Web qui devient la pierre angulaire de nombreux intranets. L’introduction de fonctionnalités comme les forums, les chats internes, les calendriers partagés et les espaces projets transforme l’intranet en un outil interactif : les employés peuvent désormais créer du contenu, partager des idées et collaborer en temps réel.
La communication évolue d’un modèle unidirectionnel vers un mode ouvert et bidirectionnel, favorisant l’échange et la co-création.
Moderniser les intranets : les plateformes collaboratives
Avec l’essor des réseaux sociaux et l’évolution des attentes digitales, les intranets deviennent des plateformes collaboratives. À partir de 2010, ils intègrent des espaces de travail virtuels, des outils de productivité (Microsoft 365, Google Workspace) et des fonctionnalités sociales (commentaires, réactions, flux d’actualité). L’intranet devient un environnement numérique de travail, accessible partout grâce au cloud, soutenant le travail hybride et à distance.
Lorsque l’accent est mis sur l’interactivité et les fonctions sociales, on parle de réseaux sociaux d’entreprise
Le cloud computing joue un rôle déterminant dans cette évolution. Il rend les intranets accessibles depuis n’importe quel appareil, à tout moment, et soutient la montée en puissance du travail hybride et à distance.
La dernière évolution des intranets
Aujourd’hui, les intranets avancés peuvent être considérés comme des plateformes d’intranet sociaux ou des centres communautaires.
Dans le premier cas, l’accent est mis sur les fonctions sociales typiques des médias sociaux, telles que les mises à jour en temps réel, les réactions, les commentaires et les espaces de discussion entre collègues, qui sont intégrés à la plateforme et permettent une expérience interactive et participative.
Dans le second cas, l’accent est plutôt mis sur la capacité des intranets à devenir de véritables écosystèmes numériques qui permettent, de manière holistique et fluide, d’agréger et d’intégrer les différentes communautés digitales présentes au sein d’une organisation.
Qu’est-ce qu’une communauté numérique ?
Petite parenthèse : comme nous l’écrivions dans cet article de notre magazine, dans les entreprises et les organisations d’aujourd’hui, de plus en plus répandues et en réseau, la création de communautés numériques internes prend de plus en plus d’importance.
Au cœur des communautés numériques, comme de toute communauté, se trouvent des personnes qui partagent quelque chose de pertinent. Selon la société de design Logotel, les communautés sont quelque chose de vivant et en mouvement constant, fait sur mesure en fonction des besoins d’une organisation.
À travers des équipes dédiées, des calendriers de contenus et d’initiatives, de services et d’activités, les communautés digitales motivent et impliquent les gens pour leur permettre de donner le meilleur d’eux-mêmes, de la manière la plus satisfaisante possible.
Dans chaque organisation, il peut y avoir différents types de communautés : certaines peuvent agréger des personnes en fonction d’un intérêt, dans d’autres, le centre de gravité peut être un emploi ou une profession qui unit certains collègues. Dans d’autres cas encore, le noyau commun peut être un projet partagé.
Les intranets en tant que carrefours communautaires
Les intranets conçus dans une logique de hub communautaire permettent à une organisation de développer un écosystème qui lui permet d’intégrer les différentes communautés déjà présentes en son sein et d’en créer de nouvelles, dans une logique modulaire. Tout en assurant la cohérence, l’efficacité et le respect de la stratégie de pilotage de l’organisation.
Dans le pôle communautaire, chaque espace numérique coexiste, est bien connecté et complémentaire aux autres. En ce sens, les différentes communautés ne sont pas des silos, mais des places virtuelles accessibles à tous les participants, qui peuvent se déplacer entre les différents espaces selon les besoins.
La fonction originale du référentiel intranet est renouvelée, permettant de partager et de systématiser le savoir-faire et la base de connaissances de l’organisation, afin que tout le monde puisse y accéder de manière plus efficace.
Dans ces écosystèmes numériques avancés qui favorisent la collaboration, la communication et le sentiment d’appartenance à la communauté au sein d’une organisation, vous pouvez trouver, en fonction de vos besoins spécifiques :
- des interfaces de type réseau social avec des flux et des profils d’utilisateurs personnalisés ;
- des communautés numériques organisées autour d’emplois, d’intérêts ou de sujets spécifiques, de projets ou de produits, ou simplement d’objectifs communs ;
- un fil d’actualité en temps réel pour des mises à jour continues sur les activités de l’entreprise ;
- des analyses avancées pour mesurer l’engagement et optimiser l’expérience ;
- une intégration complète avec des applications tierces telles que Slack, Power BI et d’autres outils de productivité.
Les avantages des intranets modernes en tant que carrefours communautaires
Concevoir votre intranet comme un hub communautaire offre de nombreux avantages tangibles pour les organisations. Voyons-en quelques-uns ci-dessous :
- Amélioration de l’engagement des employés : les carrefours communautaires créent un sentiment d’appartenance et de participation, ce qui augmente l’engagement et la satisfaction des employés. La capacité de contribuer activement à la conversation d’entreprise stimule un plus grand sentiment d’inclusion et d’appréciation.
- Accélération de la collaboration et de l’innovation : en brisant les cloisonnements ministériels et en facilitant l’échange d’idées à l’échelle de l’organisation, les carrefours communautaires stimulent l’innovation interne et accélèrent les boucles de rétroaction.
- Préservation et transfert des connaissances : agissant comme un « référentiel 3.0 » de connaissances collectives, ces plateformes permettent de préserver et de systématiser le savoir-faire de l’entreprise, le rendant accessible à l’ensemble de l’organisation.
- Prise en charge du travail hybride et à distance : à une époque où la flexibilité du travail peut prendre de nombreuses formes, les centres communautaires servent de lieu de rencontre numérique qui permet aux équipes de rester connectées et alignées, quel que soit leur emplacement physique et la synchronicité des interactions.
- Renforcement de la culture organisationnelle : grâce à des interactions quotidiennes, à la reconnaissance publique et à la célébration des réussites, ces pôles numériques renforcent les valeurs et la culture de l’entreprise de manière organique et authentique, assurant ainsi l’alignement sur la direction que l’organisation souhaite prendre.
Amélioration de l’expérience des collaborateurs : le fait de disposer d’un hub communautaire permet aux employés de compter sur un seul point d’accès à l’ensemble de l’espace de travail numérique de l’organisation et d’avoir une vue holistique à 360 degrés du contenu présent. Cela se traduit par une expérience plus fluide et plus cohérente.
L’avenir : se concentrer non seulement sur la technologie, mais aussi sur l’humain
Avec le recul, il est étonnant de voir comment les intranets ont évolué en environ 30 ans. Avec la vitesse actuelle des progrès technologiques, il est probable que dans une dizaine d’années, ces « plateformes » seront très différentes des plateformes actuelles.
L’utilisation de plus en plus répandue de l’intelligence artificielle nous permettra de personnaliser de plus en plus de contenus et de suggestions. Les technologies telles que la réalité augmentée et virtuelle offriront des expériences de plus en plus immersives aux utilisateurs, tandis que l’analyse prédictive permettra d’anticiper les besoins d’information des employés.
Les intranets du futur seront probablement des écosystèmes de travail numériques intelligents qui s’adapteront dynamiquement aux besoins en constante évolution des organisations et de leurs employés, parvenant à connecter les personnes et les différentes communautés dont elles font partie, dans une logique de hub de plus en plus communautaire.
Pour exploiter pleinement le potentiel de transformation de ces carrefours communautaires, les entreprises et les organisations devront donc se concentrer non seulement sur la technologie, mais aussi adopter une approche qui s’intéresse aux personnes et aux communautés, en équilibrant leurs besoins avec ceux de l’entreprise.
Pour conclure, reprenons le témoignage que Ian Doyle, ancien responsable de l’ingénierie de l’expérience employé chez Standard Bank, l’un des plus grands groupes bancaires africains, a partagé avec Microsoft :
« La frontière est mince entre les besoins des entreprises et les besoins des employés. Les parties prenantes de l’entreprise supposent souvent qu’elles savent ce que les employés veulent et ce dont ils ont besoin, et c’est souvent le chemin le plus rapide vers l’échec de l’intranet. La clé est de répondre aux besoins de l’entreprise, tout en fournissant du contenu de manière à ce que vos employés aient envie de le consommer. »
