Plus de 30 ans se sont écoulés depuis la première apparition du terme intranet. Au cours de cette période, ces outils ont subi une métamorphose radicale qui reflète non seulement les changements technologiques, mais aussi l’évolution de la façon dont les entreprises et les organisations communiquent avec leurs employés, encouragent la collaboration entre elles et construisent leur culture interne.
De simples babillards électroniques virtuels ou de dépôts de documents, les intranets sont devenus des plateformes qui suivent la dynamique et les fonctionnalités des réseaux sociaux et deviennent des pôles communautaires, c’est-à-dire des écosystèmes numériques qui facilitent les connexions significatives entre les personnes et les communautés numériques au sein d’une organisation.
Dans cet article, nous retraçons l’évolution des intranets d’entreprise et explorons, également avec des cas concrets, les caractéristiques et les avantages des intranets les plus avancés.
Les premiers intranets, tableaux d’affichage virtuels
Lorsque le pionnier de l’intranet Steven Telleen a inventé le terme en 1994, il faisait principalement référence à une version du World Wide Web limitée à ceux d’une entreprise ou d’une organisation particulière.
À leurs débuts, les intranets étaient des tableaux d’affichage virtuels d’entreprise, une sorte d’Internet interne 1.0 dans lequel, par le biais de sites Web statiques, les entreprises distribuaient des informations au format électronique de manière descendante. La communication était principalement hiérarchique et verticale, avec peu de place pour l’interaction ou la personnalisation.
Bien qu’aujourd’hui ce concept semble dépassé, il représentait une avancée non négligeable pour les entreprises de l’époque. Telleen lui-même, dans son organisation Intranet de 1998, a comparé l’impact de l’intranet à celui de l’imprimé : « Tout comme l’imprimé a été le grand catalyseur, en abaissant les obstacles pour les gens ordinaires à publier des informations sur papier, l’intranet abaisse les obstacles pour les gens ordinaires à publier dans le monde électronique. »
Le pionnier de l’intranet a ensuite souligné comment cette technologie permettait le « partage et le mélange des idées » et permettait de surmonter les barrières organisationnelles et géographiques et de partager des idées à une échelle et avec une immédiateté qui n’existaient pas auparavant.
La phase de transition : les portails d’information
Le premier tournant pour les intranets remonte aux années 2000. D’une part, les progrès de la technologie rendent la gestion des intranets moins lourde et leur permettent d’évoluer vers quelque chose de plus dynamique.
D’autre part, les entreprises commencent à comprendre la valeur de la collaboration et du partage des connaissances en tant que facteurs clés pour améliorer la productivité et l’innovation, et recherchent des outils capables d’améliorer tous ces aspects, en favorisant les interactions entre les personnes.
En 2001, Microsoft a répondu à ces entreprises en lançant Sharepoint. Il s’agit d’un système de collaboration basé sur le Web qui est maintenant utilisé par des centaines de milliers d’entreprises dans le monde et qui constitue la pierre angulaire et le pivot du développement de nombreux intranets d’entreprise.
L’introduction de fonctionnalités de collaboration telles que les forums, les chats internes, les calendriers partagés et les zones de gestion de projet sur les intranets permet aux employés non seulement d’accéder à l’information, mais aussi de contribuer activement en créant du contenu, en partageant des idées et en collaborant avec des collègues en temps réel.
L’approche unidirectionnelle et descendante de la communication d’entreprise évolue vers un mode plus ouvert et bidirectionnel, encourageant l’échange d’idées et de connaissances au sein de l’organisation.
Moderniser les intranets : les plateformes collaboratives
Avec l’essor des réseaux sociaux et l’évolution des attentes digitales des collaborateurs, les intranets ont encore évolué pour devenir des plateformes collaboratives. Dans cette phase, un mode de communication d’entreprise à double sens est consolidé, grâce à la possibilité pour les gens de laisser des commentaires et des rétroactions.
Les intranets ont commencé à héberger des espaces de travail virtuels pour les équipes et les projets, et à partir de 2010 environ, ils ont intégré des outils de productivité tels que Microsoft Office 365, Google Workspace et d’autres outils de gestion d’entreprise.
L’intranet devient 2.0 et est de plus en plus un environnement de travail numérique, un lieu de travail numérique. Et lorsque l’accent est mis sur l’interactivité et les fonctions sociales, on peut parler de réseaux sociaux d’entreprise.
Le cloud computing a également un impact significatif, rendant les intranets accessibles depuis n’importe quel appareil à tout moment et prenant en charge le travail à distance.
La dernière évolution des intranets
Aujourd’hui, les intranets avancés peuvent être considérés comme des plateformes d’intranet sociaux ou des centres communautaires.
Dans le premier cas, l’accent est mis sur les fonctions sociales typiques des médias sociaux, telles que les mises à jour en temps réel, les réactions, les commentaires et les espaces de discussion entre collègues, qui sont intégrés à la plateforme et permettent une expérience interactive et participative.
Dans le second cas, l’accent est plutôt mis sur la capacité des intranets à devenir de véritables écosystèmes numériques qui permettent, de manière holistique et fluide, d’agréger et d’intégrer les différentes communautés digitales présentes au sein d’une organisation.
Qu’est-ce qu’une communauté numérique ?
Petite parenthèse : comme nous l’écrivions dans cet article de notre magazine, dans les entreprises et les organisations d’aujourd’hui, de plus en plus répandues et en réseau, la création de communautés numériques internes prend de plus en plus d’importance.
Au cœur des communautés numériques, comme de toute communauté, se trouvent des personnes qui partagent quelque chose de pertinent. Selon la société de design Logotel, qui conçoit et anime des communautés B2B au sein des entreprises et des organisations depuis 2001, les communautés sont quelque chose de vivant et en mouvement constant, fait sur mesure en fonction des besoins d’une organisation.
À travers des équipes dédiées, des calendriers de contenus et d’initiatives, de services et d’activités, les communautés digitales motivent et impliquent les gens pour leur permettre de donner le meilleur d’eux-mêmes, de la manière la plus satisfaisante possible.
Dans chaque organisation, il peut y avoir différents types de communautés : certaines peuvent agréger des personnes en fonction d’un intérêt, dans d’autres, le centre de gravité peut être un emploi ou une profession qui unit certains collègues. Dans d’autres cas encore, le noyau commun peut être un projet partagé.
Les intranets en tant que carrefours communautaires
Les intranets conçus dans une logique de hub communautaire permettent à une organisation de développer un écosystème qui lui permet d’intégrer les différentes communautés déjà présentes en son sein et d’en créer de nouvelles, dans une logique modulaire. Tout en assurant la cohérence, l’efficacité et le respect de la stratégie de pilotage de l’organisation.
Dans le pôle communautaire, chaque espace numérique coexiste, est bien connecté et complémentaire les autres. En ce sens, les différentes communautés ne sont pas des silos, mais des places virtuelles accessibles à tous les participants, qui peuvent se déplacer entre les différents espaces selon les besoins.
La fonction originale du référentiel intranet est renouvelée, permettant de partager et de systématiser le savoir-faire et la base de connaissances de l’organisation, afin que tout le monde puisse y accéder de manière plus efficace.
Dans ces écosystèmes numériques avancés qui favorisent la collaboration, la communication et le sentiment d’appartenance à la communauté au sein d’une organisation, vous pouvez trouver, en fonction de vos besoins spécifiques :
- des interfaces de type réseau social avec des flux et des profils d’utilisateurs personnalisés ;
- des communautés numériques organisées autour d’emplois, d’intérêts ou de sujets spécifiques, de projets ou de produits, ou simplement d’objectifs communs ;
- fil d’actualité en temps réel pour des mises à jour continues sur les activités de l’entreprise ;
- des analyses avancées pour mesurer l’engagement et optimiser l’expérience ;
- Intégration complète avec des applications tierces telles que Slack, Power BI et d’autres outils de productivité.
Les avantages des intranets modernes en tant que carrefours communautaires
Concevoir votre intranet comme un hub communautaire offre de nombreux avantages tangibles pour les organisations. Voyons-en quelques-uns ci-dessous.
1. Amélioration de l’engagement des employés. Les carrefours communautaires créent un sentiment d’appartenance et de participation, ce qui augmente l’engagement et la satisfaction des employés. La capacité de contribuer activement à la conversation d’entreprise stimule un plus grand sentiment d’inclusion et d’appréciation.
2. Accélération de la collaboration et de l’innovation. En brisant les cloisonnements ministériels et en facilitant l’échange d’idées à l’échelle de l’organisation, les carrefours communautaires stimulent l’innovation interne et accélèrent les boucles de rétroaction.
3. Préservation et transfert des connaissances. Agissant comme un « référentiel 3.0 » de connaissances collectives, ces plateformes permettent de préserver et de systématiser le savoir-faire de l’entreprise, le rendant accessible à l’ensemble de l’organisation.
4. Prise en charge du travail hybride et à distance. À une époque où la flexibilité du travail peut prendre de nombreuses formes, les centres communautaires servent de lieu de rencontre numérique qui permet aux équipes de rester connectées et alignées, quel que soit leur emplacement physique et la synchronicité des interactions.
5. Renforcement de la culture organisationnelle. Grâce à des interactions quotidiennes, à la reconnaissance publique et à la célébration des réussites, ces pôles numériques renforcent les valeurs et la culture de l’entreprise de manière organique et authentique, assurant ainsi l’alignement sur la direction que l’organisation souhaite prendre.
6. Amélioration de l’expérience des gens. Le fait de disposer d’un hub communautaire permet aux gens de pouvoir compter sur un seul point d’accès à l’ensemble de l’espace de travail numérique de l’organisation et d’avoir une vue holistique à 360 degrés du contenu présent. Cela se traduit par une expérience plus fluide et plus cohérente.
Évolutions des intranets dans la logique des hubs sociaux et communautaires : cas pratiques
Dans ce paragraphe, nous analysons brièvement quelques cas concrets d’intranets avancés, dans une logique de hub social ou communautaire.
Le premier cas est celui de Vittoria People, le portail qui est le pivot du nouveau système de communication interne de Vittoria Assicurazioni.
Le projet, réalisé en collaboration avec Logotel, est né de la nécessité de rendre la communication entre la compagnie d’assurance et ses employés plus interactive et engageante, en améliorant l’efficacité de la collaboration entre les employés et avec le réseau.
D’un point de vue technologique, Vittoria People a été développé sur SharePoint, un choix qui garantit une flexibilité maximale pour s’adapter aux évolutions futures, offrant une interface intuitive et une intégration parfaite avec les autres applications de la suite Microsoft 365, enrichie par l’intelligence artificielle.
Le résultat est une plateforme qui accompagne environ 600 personnes dans la compréhension des différents fils nératifs du système de communication interne, agissant comme un guide et un point de référence pour la mise à jour et l’engagement.
Vittoria People représente une solution hybride qui intègre les fonctions d’un intranet avancé et les caractéristiques d’une communauté numérique, en promouvant une nouvelle façon de communiquer et de collaborer dans un contexte commercial de plus en plus répandu, en réseau et hybride.
Un autre cas de transformation de l’intranet concerne Sogei, un organisme public qui, peu avant le Covid, en 2020, a restructuré son réseau intranet pour en faire un intranet social d’entreprise. Comme vous pouvez le lire dans ce témoignage publié en ligne, le nouvel intranet de Sogei est devenu un environnement intégré où ce qui se passe dans les différentes plateformes (communautés, sondages, blogs, commentaires) est exposé et combiné. En mettant l’accent sur la communication et la collaboration, le nouvel intranet a facilité et accéléré l’échange d’informations, d’une part en allégeant la charge sur d’autres plateformes et en satisfaisant les différents besoins de travail et de communication.
L’avenir : se concentrer non seulement sur la technologie, mais aussi sur l’humain
Avec le recul, il est étonnant de voir comment les intranets ont évolué en environ 30 ans. Avec la vitesse actuelle des progrès technologiques, il est probable que dans une dizaine d’années, ces « plateformes » seront très différentes des plateformes actuelles.
L’utilisation de plus en plus répandue de l’intelligence artificielle nous permettra de personnaliser de plus en plus de contenus et de suggestions. Les technologies telles que la réalité augmentée et virtuelle offriront des expériences de plus en plus immersives aux utilisateurs, tandis que l’analyse prédictive permettra d’anticiper les besoins d’information des employés.
Les intranets du futur seront probablement des écosystèmes de travail numériques intelligents qui s’adapteront dynamiquement aux besoins en constante évolution des organisations et de leurs employés, parvenant à connecter les personnes et les différentes communautés dont les personnes font partie, dans une logique de hub de plus en plus communautaire.
Pour exploiter pleinement le potentiel de transformation de ces carrefours communautaires, les entreprises et les organisations devront donc se concentrer non seulement sur la technologie, mais aussi adopter une approche qui s’intéresse aux personnes et aux communautés, en équilibrant leurs besoins avec ceux de l’entreprise.
Pour conclure, reprenons le témoignage que Ian Doyle, ancien responsable de l’ingénierie de l’expérience employé chez Standard Bank, l’un des plus grands groupes bancaires africains, a partagé avec Microsoft : « La frontière est mince entre les besoins des entreprises et les besoins des employés. Les parties prenantes de l’entreprise supposent souvent qu’elles savent ce que les employés veulent et ce dont ils ont besoin, et c’est souvent le chemin le plus rapide vers l’échec de l’intranet. La clé est de répondre aux besoins de l’entreprise, tout en fournissant du contenu de manière à ce que vos employés aient envie de le consommer.
