Nous sommes tous sortis d’une réunion et avons ressenti un sentiment de confusion, d’insatisfaction ou même de frustration. Une sensation à laquelle un article récent de la Harvard business review a donné un nom : la gueule de bois des réunions.
Ces dernières années, les réunions se sont multipliées. Non seulement sur le plan numérique – la prolifération des appels vidéo pendant la pandémie avait conduit à l’invention d’un terme, la fatigue du zoom – mais aussi sur le plan de la présence : il s’agit d’un phénomène attribuable à la surcharge de collaboration, littéralement un excès ou une surcharge de collaboration.
Tout cela peut faire chuter la productivité et a également des effets sur l’implication des personnes, comme l’explique entre autres Rachel Happe, experte en organisations et communautés numériques d’entreprise, dans un article paru dans le 16e numéro de Weconomy – un projet open-source de la société de design indépendante Logotel : « Nous passons plus de temps en réunions et à gérer notre flux d’informations et beaucoup moins de temps à faire quelque chose d’intéressant. Il ne s’agit pas d’impliquer les gens ».
Des réunions efficaces sont toutefois essentielles pour le travail collaboratif. Une réunion qui fonctionne est une occasion sans pareille de comparaison, d’alignement entre les équipes, mais aussi de construction et de renforcement des liens. Comment éviter de gâcher cette occasion et ne pas transformer les réunions en pièges improductifs et délétères pour l’état d’esprit des participants ?
Dans cet article, nous expliquons ce qu’est la gueule de bois d’une réunion, quelles sont les sonnettes d’alarme qu’un bon leader doit apprendre à reconnaître et quelles sont les stratégies pour organiser des réunions qui ne laissent pas les participants plus confus qu’au moment où ils sont entrés.
Qu’est-ce que la gueule de bois de réunion
Selon le HBR, une gueule de bois de réunion est une période de baisse de concentration, de motivation ou de productivité qui suit une mauvaise réunion, tout comme cela se produit pendant une gueule de bois.
Les principaux effets de la gueule de bois de réunion sont :
- Impact négatif sur le flux de travail et la productivité
- Moins d’implication dans le travail
- Effets néfastes sur les interactions avec les collègues
- un sentiment de déconnexion de l’équipe
- l’envie d’être seul
- la tendance à se défouler auprès de ses collègues
Ces effets négatifs peuvent durer en moyenne environ deux heures, mais dans certains cas, ils peuvent durer jusqu’à la fin de la journée de travail ou même s’étendre au-delà des heures de travail, affectant négativement la vie familiale des personnes qui les subissent.
Le phénomène est assez répandu, du moins selon les auteurs de l’article de HBR, qui ont mené une étude sur le sujet impliquant plus de 5 000 travailleurs du savoir des États-Unis et du Royaume-Uni.
Plus de 90 % des participants ont eu la gueule de bois au moins occasionnellement, et plus d’un quart des réunions (28 %) sur le lieu de travail laissent des effets négatifs persistants, tels qu’une diminution de l’engagement et de la productivité.
Qu’est-ce qui dérange le plus les gens dans les réunions ? Une enquête Logotel
Selon l’étude HBR, les principales causes de frustration lors d’une réunion d’affaires sont le manque de pertinence des sujets (59 %), l’absence d’un ordre du jour clair et d’objectifs clairs (59 %), une mauvaise gestion du temps (53 %), le manque de résultats concrets ou de suivi (48 %), une participation inégale (39 %) ou insuffisante (38 %), et une facilitation inefficace (30 %).
D’une enquête menée sur Linkedin par la société de design Logotel, d’autres éléments sont également apparus qui perturbent les participants d’une réunion, laissant des séquelles après sa conclusion : l’absence de décisions à la fin de la réunion et la durée excessive des réunions.
Comment éviter la gueule de bois des réunions et rendre les réunions productives et durables
Heureusement, les auteurs de l’article ont également identifié cinq stratégies clés que les animateurs de réunions peuvent adopter pour éviter que les réunions n’aient un impact négatif sur les participants. Voyons-les brièvement.
Faciliter plutôt que dominer la conversation
Lorsque les leaders ou quelques participants monopolisent la discussion, les autres participants se sentent frustrés et ont l’impression d’avoir perdu leur temps. Un bon animateur, quant à lui, s’assure que toutes les voix sont entendues. Il peut le faire en attribuant à différents membres de l’équipe la responsabilité de présenter des points spécifiques de l’ordre du jour, ou en utilisant des outils interactifs tels que des sondages ou des quiz pour stimuler la participation. Cette approche est particulièrement importante dans les réunions virtuelles ou hybrides, où il est encore plus facile pour les participants de « disparaître » en arrière-plan et de rester silencieux.
Être « impitoyable » dans la sélection des participants
Il sera arrivé à tout le monde de se demander « pourquoi je suis là ? » lors d’une réunion à laquelle il n’a pas pu assister. De plus, l’étude HBR confirme que l’efficacité des réunions diminue à mesure que le nombre de participants augmente. Alors que faire ? N’invitez que les personnes essentielles aux réunions pour atteindre les objectifs qui ont été fixés, en « supprimant » les participants inutiles.
Pour éviter d’exclure complètement même ceux qui pourraient avoir un intérêt marginal pour la réunion, il existe des alternatives : leur donner la possibilité d’envoyer des commentaires avant la réunion ou de recevoir un résumé immédiatement après, en profitant peut-être du nouveau potentiel des outils d’IA générative désormais intégrés dans de nombreuses suites collaboratives d’entreprise, telles que M365/Copilot.
Transformer des agendas vagues en plans d’action concrets
Nous avons vu comment l’absence d’un ordre du jour clair est l’un des éléments qui causent le plus de gueules de bois aux réunions. Il ne s’agit pas seulement de clarifier spécifiquement ce qui sera discuté au cours de la réunion, mais aussi d’orienter les points de la réunion vers l’action avec des questions claires qui guident vers des actions et des décisions concrètes.
Respecter strictement le temps de chacun
« Le temps, c’est de l’argent », disait Benjamin Franklin. Maintenant, on pourrait dire : le temps, c’est le respect. De la vie professionnelle et non professionnelle de toutes les personnes qui participent aux rencontres.
Une mauvaise gestion du temps est une question de courtoisie et peut également avoir des répercussions sur la productivité de tous les participants. Une stratégie efficace suggérée par les auteurs de l’article de HBR est de laisser l’ordre du jour déterminer la durée de la réunion, et non l’inverse. Si les sujets peuvent être abordés en 30 ou 45 minutes, il n’y a aucune raison de prévoir une heure complète. La pression du temps limité augmente souvent à la fois l’efficacité et la qualité de la discussion : une sorte de marketing de rareté appliqué aux réunions.
Créer une culture claire de responsabilisation
Enfin, rien ne génère plus de frustration que de terminer une réunion sans savoir qui doit faire quoi, comme le montrent également les résultats de l’enquête menée par Logotel.
C’est pourquoi il est essentiel d’assigner une personne spécifique responsable de chaque décision ou action qui a émergé au cours de la réunion. Une étude de cas concrète est ce qui se passe chez Apple, par exemple, où le concept de DRI (Directly Responsible Individual) est utilisé pour chaque point d’action, puis utilise l’intelligence artificielle et les plateformes de gestion du travail pour soutenir davantage ce processus.
Lorsque chacun sait exactement ce qu’on attend de lui et à quel moment, la réunion devient un tremplin pour l’action, et non un frein à la productivité.
Au-delà de la gueule de bois des réunions : les trois signes avant-coureurs des réunions improductives
Cependant, éviter la gueule de bois des réunions ne peut pas être la seule préoccupation des dirigeants et des managers. Le principal est de s’assurer que les réunions ne deviennent pas routinières et qu’elles soient vraiment productives, constructives et enrichissantes pour tous les participants.
Un article récent du MIT Sloan Management Review explore le sujet, soulignant comment les leaders les plus efficaces équilibrent constamment trois rôles fondamentaux pendant les réunions : celui de modélisateur (gestion de l’ordre du jour et du flux des conversations), de participant (partage d’informations et de points de vue) et d’observateur (suivi de la dynamique du groupe). C’est précisément dans ce dernier rôle, souvent le moins visible mais le plus crucial, que les leaders expérimentés sont capables d’identifier trois sonnettes d’alarme qui signalent une réunion improductive.
Le premier signe est la pseudo-attention : des participants apparemment présents mais mentalement absents, distraits par des discussions parallèles ou des appareils électroniques, qui font semblant de suivre mais en réalité ne captent que des fragments de la discussion.
La seconde est celle des voix marginalisées : lorsque certains membres dominent la conversation tandis que d’autres s’autocensurent ou sont exclus, privant l’équipe de perspectives précieuses et alimentant le désengagement et le ressentiment.
Le troisième, peut-être le plus insidieux, est le faux consensus : lorsque le leader force artificiellement un accord par le biais de pressions de temps ou de pouvoir, obtenant l’acquiescement au lieu d’une véritable collaboration.
Pour prévenir ces dynamiques destructrices, les leaders les plus habiles adoptent des stratégies spécifiques : ils réduisent drastiquement l’ordre du jour en se concentrant sur l’essentiel, utilisent des outils collaboratifs tels que des tableaux blancs partagés pour dépersonnaliser les problèmes, impliquent activement les différents réseaux relationnels présents dans l’équipe, et surtout désignent quelqu’un pour recueillir et valoriser les opinions exprimées dans les chats parallèles.
De plus, au lieu de forcer l’alignement à tout prix, ils identifient clairement les zones de désaccord pour les résoudre de manière constructive au fil du temps. L’établissement de normes claires – telles que la pré-lecture des documents et l’attribution explicite de suivis – complète cette approche qui transforme les réunions de rituels stériles en moments de croissance collective authentique.
Conclusion
La gueule de bois des réunions n’est pas seulement un effet secondaire ennuyeux des réunions mal gérées : c’est aussi le symptôme de problèmes organisationnels plus profonds qui sapent la productivité, l’engagement et le bien-être des employés. À une époque où la collaboration est essentielle mais où le temps est de plus en plus précieux, nous ne pouvons pas nous permettre de perdre des heures sur des réunions qui laissent les participants plus confus et démotivés qu’auparavant.
La bonne nouvelle, c’est qu’il est possible de transformer les réunions de moments de frustration en opportunités de croissance. Cela nécessite un changement de mentalité : de considérer les réunions comme des rituels obligatoires à les considérer comme des investissements stratégiques dans le capital humain et relationnel de l’organisation. C’est passer de la quantité à la qualité, de la routine à la conscience, du contrôle à la facilitation.
Les leaders qui maîtrisent l’art de mener des réunions efficaces préviennent non seulement la gueule de bois des réunions, mais créent également des espaces de discussion authentiques où les idées fleurissent, où les décisions sont prises en toute connaissance de cause et où tous les participants se sentent valorisés. De cette façon, les réunions deviennent ce qu’elles auraient toujours dû être : des catalyseurs d’innovation et de cohésion, et non des obstacles à la productivité.
La mise en œuvre de ces stratégies nécessite de l’engagement et de la pratique, mais les avantages sont évidents : des employés plus engagés, des réunions plus productives et, surtout, l’élimination de ces « séquelles » désagréables qui peuvent ruiner des journées de travail entières.
